Antwort

1. Wie sichere Ich meine Emails etc.?

   Um eine Sicherungskopie des Programms zu erstellen,sollten Sie folgende Daten sichern:

    

   C:windowsoutlook.pst
   C:windows*.fav
   C:windows*.rtf
   C:windows*.rwz
   C:windows*.pab (falls Sie ein persönliches Adreßbuch benutzen)
   
   Wenn sich die Standards geändert haben, so müssen Sie Namen und Pfade ändern. Als weiteres müssen Sie in der Regedit im Windowsverzeichnis folgenden Schlüssel suchen:
   
   HKEY_CURRENT_USER/Software/MicrosoftOffice8.0/Outlook
   
   und die Registrierung exportieren. Diesen Pfad sollte man sich dann in einer Datei sichern. Wenn Sie später die Registry wieder updaten wollen, genügt ein Doppelklick

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2. Wie starte ich den Newsreaders über die Menüleiste?

   Outlook 2000, Outlook 2002: Ansicht -> Gehe zu News
   Outlook 2003 und Outlook 2007: Wechseln zu  -> News
   
   
   Achtung: Sollte das Element News in dieser Liste nicht aufgeführt sein, kann es über Ansicht  Symbolleisten  Anpassen  Befehle  Wechseln zu per Drag n Drop hinzugefügt werden.
    

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3. Wie versehe ich meine Mails mit Hintergrund-Sound?

   Alle Versionen: Im Gegensatz zu Outlook Express lässt sich Outlook nicht so einfach dazu bringen, die E-Mails soundtechnisch zu untermalen. Dazu sind- wie bei einem guten Backrezept- einige "Zutaten" nötig: Eine Sounddatei im *.wav-Format, einen Homepage-Editor (wie Frontpage oder Dreamweaver, Webspace (kommerzielle Anbieter sind hier z.B. 1&1, Puretech, T-online etc., kostenlosen Speicherplatz bieten u.a. Tripod/Lycos an.) und Microsoft Word als E-Mail -> Editor (Extras -> Optionen -> E-Mail Format).
   
   Und so funktioniert es:
   
   a) Sie erstellen in Ihrem Homepage-Editor eine Seite (z.B. test.htm).
   b) In den HTML-Code bauen Sie in den Head-Tag folgende Zeile ein: <bgsound src="www.testserver.de/soundfile.wav" loop="-1">. Die genannte Adresse bzw. der Name der Sounddatei müssen entsprechend geändert werden.
   c) Sie speichern die Seite.
   d) Sie laden die Sounddatei ins Root-Verzeichnis des o.a. Servers.
   e) Sie erstellen eine HTML-Signatur in Outlook (Extras -> Optionen -> E-Mail Format -> Signaturen -> Neu -> Diese Datei als Vorlage verwenden  HTML-Seite auswählen (hier: test.htm).
   f) Sie legen diese Signatur für ausgehende Nachrichten fest.
   g) Nun sollten Sie die "klingende" Mail versenden können.
   
   Weiterer Tipp.

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4. An welcher Stelle kann ich bestimmen, welche Standart-Schriftart- bzw. Farbe mein Text hat?

   Alle Versionen: Extras -> Optionen -> E-Mail Format -> Schriftarten

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5. Wo wird das Nachrichtenformat gewählt?

   Alle Versionen: Extras -> Optionen -> E-Mail Format

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6. Welche Einstellungen sind beim E-Mail-Format optimal?

   Alle Versionen: Der kleinste gemeinsame Nenner beim E-Mail Format ist zweifellos das Nachrichtenformat Nur Text.
   Dieses Format bietet zwar wenig Formatierungsmöglichkeiten, hier besteht jedoch die größte Wahrscheinlichkeit, dass das Mail in einem Stück und korrekt dargestellt den jeweiligen Empfänger erreicht.
   HTML als Nachrichtenformat bietet zwar umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten, wird jedoch gerade von sog. Free-Providern (GMX, Web.de) und Serversystemen privater Unternehmen auf Grund der immensen Performancebelastung durch Bilder, Skripte usw. nicht zugelassen. Zudem bilden HTML-Mails ein größeres Sicherheitsrisiko.
   Das unerwünschte Ergebnis: HTML Inhalt wird als Attachment an die Mail gehangen oder ganz geblockt.

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7. Wie kann die Infobaranzeige über zusätzliche Zeilenumbrüche entfernen?

   Outlook 2002, Outlook 2003: Deaktivieren Sie über Extras -> Optionen -> E-Mail Optionen die Checkbox Zusätzliche Zeilenumbrüche in Nur-Text-Nachrichten.
    

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8. Wie kann ich eine Webseite im Nachrichtenfenster und nicht als Hyperlink verschicken?

   Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: Zuerst einmal wählen Sie dazu das Nachrichtenformat HTML (Extras -> Optionen -> E-Mail Format). Nun können Sie im Internet Explorer über Datei -> Senden -> Seite durch E-Mail die aufgerufene Webseite an einem beliebigen Empfänger versenden. Achten Sie vor dem Versand darauf, dass in der geöffneten Mail unter Format die Funktion Bilder im Internet mit Nachrichten senden aktiviert ist.

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9. Wie erreiche ich, dass beim Antworten ein RE statt eines AW vor dem Betreff eingefügt wird?

   Alle Versionen: Extras -> Optionen -> E-Mail-Format -> Internationale Optionen -> Kopfzeilen von Antworten und Weiterleitungen in Englisch

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10. Die Anzeige beim Windows XP Benutzerwechsel, das es ungelesene Mails gibt, möchte ich deaktivieren. Wie geht das?

    Ein schöner Service: Sofort bei der Windows XP/Vista-Anmeldung erhalten Sie die Nachricht Sie haben xxx ungelesene Nachrichten. Aber welche Nachrichten sollen das sein? Denn Sie erhalten diese Meldung auch, wenn in Outlook keine ungelesenen Nachrichten mehr vorhanden sind. Der Hintergrund: Hier werden ungelesene Nachrichten aus Outlook, Outlook Express und Windows Live Mail angezeigt.
    
    Und so deaktivieren Sie diese Benachrichtigung:
    
    a) Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend Ausführen oder in die Eingabeleiste unter Suche -> Starten (Windows Vista)
    b) Tippen Sie den Begriff regedit in das Eingabefeld
    c) Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER->Software->Microsoft->Windows->CurrentVersion->UnreadMail
    d) Doppelklicken Sie den Wert MessageExpiryDays (Windows XP) oder Message Count (Windows Vista) und ändern den Wert von 1 auf 0

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11. Beim Ausdrucken der E-Mail wird das Anhangsymbol nicht mitgedruckt. Wie kann ich das erreichen?

    Outlook 2000, Outlook 2002: Der Ausdruck des Anhang-Symboles ist nur bei Nachrichten möglich, die im Nachrichtenformat Rich-Text oder Nur-Text erstellt wurden. Anhangsymbole in HTML-Nachrichten lassen sich grundsätzlich nicht drucken. Um das Symbol ausdrucken zu können, muss die E-Mail ins Nur Text-Format konvertiert werden. Dazu klicken Sie in der geöffneten HTML-Mail auf Bearbeiten -> Nachricht bearbeiten -> Format -> Nur Text. Die Mailformatierungen gehen zwar verloren, das Anhangsymbol wird jedoch gedruckt.

    Outlook 2003: Mit dem SP1 für Office 2003 ist Outlook 2003 in der Lage, auch in HTML-Nachrichten Anhänge auszudrucken.
    
    Outlook 2007: Ist dazu ohne Zusatz-Installation fähig.

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12. Wie erstelle ich Verteilerlisten?

    Sie möchten mehrere Mails an eine Gruppe von Empfänger senden, z.B. an einen Verein oder an eine bestimmte Abteilung Ihrer Firma ?
    Es ist sehr aufwendig, bei jedem Versand jeden einzelnen Kontakt im Adressbuch zu suchen und einzufügen. Die optimale Lösung: Das Erstellen einer Verteilerliste. Eine Verteilerliste ist eine einfache Zusammenstellung von Kontakten, die separat in einem Kontakteordner gespeichert werden kann. Um eine Verteilerliste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    a) Öffnen Sie in Outlook einen Ihrer Kontakte-Ordner und klicken Sie auf Neu -> Verteilerliste.
    b) Über die Schaltfläche Mitglieder auswählen gelangen Sie in das Outlook Adressbuch.
    c) Im Adressbuch wählen Sie die entsprechenden Kontakte aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Sie können die Kontakte aus unterschiedlichen Outlook-Kontakteordnern einfügen. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Verknüpfung zu dem im Outlook erstellten Kontakt. Eine auf diese Art erstellte Verteilerliste lässt sich nicht extern weiterleiten. Das bedeutet, möchten Sie den erstellten Verteiler z.B. an Vereinskollegen weiterleiten, kommt sie zwar an, ist aber leer! Über die Schaltfläche Neu -> Hinzufügen können Sie einen neuen Kontakt erstellen der nur rudimentäre Informationen (Name, E-Mail Adresse) enthält. Dieser Kontakt existiert nur in der Verteilerliste und ist mit einem speziellen Icon versehen. Eine auf diese Art erstellte Verteilerliste lässt sich extern weiterleiten, da die Kontakte fest implementiert sind.
    d) Die Anzahl der eingefügten Kontakte in Ihrer Verteilerliste ist abhängig von Ihrem Provider. Viele Provider unterstützen das mehrfache Senden einer Mail an eine nur bestimmte Anzahl von Empfängern. Sollte diese Anzahl überschritten werden, bekommen Sie in der Regel die Fehlermeldung too many recipients.
    e) Geben Sie der Verteilerliste einen Namen, z.B. Verein1905.
    f) Speichern Sie den Verteiler. Nun finden Sie Ihre neu erstellte Verteilerlisten, zu erkennen am -Gruppenicon.

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13. Wie kann ich verhindern, dass beim Versand einer Datei aus dem Windows Explorer via Senden an der Text "Die Dateien wurden als Anhang eingefügt und können jetzt mit dieser Nachricht gesendet werden" in der Nachricht erscheint?

    Outlook 2003: Dazu muss das Senden an-Kontextmenü erweitert werden:

    a) Erstellen Sie eine neue Verknüpfung (Rechter Mausklick auf den Desktop Neu -> Verknüpfung)
    b) Verweisen Sie in dieser neuen Verknüpfung auf den Outlook-Installationspfad: D:->Programme->Office11->outlook.exe" /a %1
    c) Kopieren Sie diese Verknüpfung
    d) Aktivieren Sie sich über den rechten Mausklick auf Start -> Explorer -> Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht die Checkbox Alle Dateien und Ordner anzeigen.
    e) Fügen Sie die Verknüpfung in das Senden An-Verzeichnis unter C: -> Dokumente und Einstellungen -> Ihr Profilname ein.
    f) Nun existiert im Senden An-Dialog ein Menüpunkt Outlook.exe. Über diesen können Sie Dateien ohne Zusatztext via Outlook versenden.

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14. Wie kann ich auf der Navigationsleiste eine Verknüpfung zum Dateisystem herstellen?

    Outlook 2003: Blenden Sie in den Navigationsbereichsoptionen die Schaltfläche Verknüpfungen ein. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Button Verknüpfungen. Erstellen Sie eine neue Gruppe oder Verknüpfung. Öffnen Sie den Windows Explorer. Ziehen Sie jede gewünschte Datei/jeden gewünschten Ordner per Drag´n`Drop auf die Outlook-Verknüpfung.

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15. Kann ich den Favoriten-Bereich in der Navigationsleiste im Element E-Mail ausblenden?

    Outlook 2003: Dies ist leider nicht möglich.

    Outlook 2007: Ansicht -> Navigationsbereich -> Favoritenordner

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16. Wie kann ich beim Filtern Suchbegriffe mit Oder verknüpfen?

    Outlook 2003, Outlook 2007: Der Filter verknüpft normalerweise alle Eingaben selbstständig mit dem Parameter Und. Für den Suchfilter Oder genügt es, dieses Wort einfach zwischen die Suchbegriffe zu schreiben.

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17. Wie gelingt es mir, Outlook als Icon im Systray starten?

    Outlook 2003, Outlook 2007: Rechte Maustaste auf das Icon im Systray Ausblenden wenn minimiert

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18. Ich möchte in meiner Mail ein(e) Hintergrundbild- oder farbe einfügen ohne das ich Briefpapier oder eine Signatur verwenden muss. Wie bekomme ich das hin?

    Klicken Sie in einer neuen Mail auf Ansicht -> Symbolleisten  -> Anpassen  -> Registerkarte Befehle  -> Kategorie  -> Format  -> Befehle  -> Hintergrund.
    Ziehen Sie den Punkt Hintergrund in die Symbolleiste und bestätigen mit Schließen. Klicken Sie in den Mailbody, nun können Sie über die Schaltfläche Hintergrund beliebig eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundbild einfügen. Dieses Feature steht nur in HTML- formatierten Mails zur Verfügung!
    
     

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19. Ich möchte eine E-Mail an einen Empfänger mit einer Adresse a la info@domaene verschicken, aber Outlook erkennt diese Adresse nicht und fordert das Anlegen eines neuen Kontaktes. Wie kann ich das verhindern?

    Geben Sie die Adresse in der Form [SMTP:info@domaene] ins Adressfeld ein.

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20. Wie kann ich die Sicherheitsabfrage für Anhänge wieder einblenden?

    Outlook 2000 - 2007: Rechte Maustaste auf den Start-Button -> Explorer -> Ordneroptionen -> Dateitypen -> Dateityp suchen -> Erweitert -> Öffnen nach dem Download bestätigen.

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21. Wie kann ich Outlook als Standard-Mailprogramm aufdefinieren?

    Windows XP:
    Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Internetoptionen -> Programme unter E-Mail Outlook auswählen 
    
    Windows Vista:
    Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Internetoptionen -> Programme -> Internet-Programme -> Programme festlegen -> Standard-Programm festlegen Outlook auswählen.
    
    Oder über die Registrierung: HKEY_LOCAL_MACHINE -> SOFTWARE -> Clients -> Mail -> Schlüssel: (Standard) Microsoft Outlook eintragen.
    In Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook 2007: Extras -> Optionen -> Weitere -> Outlook als Standard-Programm für E-Mail, Kontakte oder Kalender einrichten.
     

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22. Wie kann ich bei mehreren Konten das Konto auswählen, mit dem eine Mail verschickt wird?

    Outlook 2000: Die beste Möglichkeit bietet Outlook im Nur via Internet-Modus: In der geöffneten Mail kann man mit dem kleinen, nach unten zeigenden Pfeil neben dem Senden-Knopf das Konto auswählen. Im Unternehmen und Arbeitsgruppen-Modus kann das Konto nicht gewählt werden. Es wird mit dem Dienst gesendet, der in der Liste ganz oben steht.
    
    Outlook 2002 - 2003: Hier steht in der geöffneten Mail neben dem Senden-Button die Schaltfläche Konten zur Verfügung, mit der das Versende-Konto ausgewählt werden kann.
    
    Outlook 2007: Über die Schaltfläche Konten

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23. Wie kann ich eine bereits gesendete Mail erneut versenden...?

    Mail öffnen. Im Mail-Menü:
    Outlook 2000 -2003: Aktionen -> Diese Nachricht erneut senden
    Outlook 2007-2010: Andere Aktionen -> Diese Nachricht erneut versenden

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24. Beim Versand per Verteilerliste soll der Empfänger nicht die Adressen der anderen Empfänger sehen. Was kann ich tun?

    Die Lösung heißt Blind carbon copy (Bcc). Ins Feld An tragen Sie die eigene E-Mail-Adresse ein. Im Feld Bcc dann die Verteilerliste. Damit das Feld Bcc sichtbar wird, aktivieren Sie diese Ansicht im E-Mail-Fenster (Ansicht ->  Bcc-Feld). Nun sieht jeder Empfänger nur Ihre E-Mail-Adresse. Sie können das Bcc-Feld jedoch nur über den oben beschriebenen Weg einblenden, wenn Sie Microsoft Word nicht als E-Mail-Editor nutzen. (Extras -> Optionen -> Registerkarte -> E-Mail-Format -> E-Mail mit Microsoft Office Word bearbeiten)- Natürlich existieren auch hier Zusatztools, die den oben geschilderten Vorgang automatisieren: AlwaysBCC

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25. Wie kann ich Emails aus einem bestimmten Zeitraum löschen

    Gehen Sie über das Menü Extras/Erweiterte Suche (Outlook 2003: Extras/Suchen/Erweiterte Suche) Sie müssen Sie sich dazu in Ihrem Posteingang befinden. Da Sie nach bestimmten Nachrichten suchen, lassen Sie bitte unter der Auswahl Suchen nach: Nachrichten stehen und klicken auf den Knopf Durchsuchen. Im nächsten Fenster können Sie jetzt auswählen welche Ordner in Ihre Suche einbezogen werden sollen. Wenn Sie die Unterordner durchsuchen lassen wollen, klicken Sie vorne auf das „Plus“ und setzen Sie dann ein entsprechendes Häkchen. Anschließend bestätigen Sie Ihren Suchauftrag mit OK.

    Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert.

    Kicken Sie auf den Knopf Feld und wählen Sie hier Häufig verwendete Felder/Erhalten aus.

     

    In dem Auswahlfeld Bedingung: wählen Sie die Option zwischen aus und geben Sie dann ähnlich wie in unserem Beispiel den Zeitraum für das Jahr 2001:

     

       1.1.2001 und 31.12.2001

     

    so an.

    Nun klicken Sie noch auf den Button Zur Liste hinzufügen an.

    Den Suchlauf beginnen Sie den mit einem Mausklick auf Starten (Outlook 98/2000) bzw. Suche Starten (Outlook 2002/2003).Klicken Sie einen der gefundenen E-Mail-Einträge an und drücken Sie dann Strg+A, um die komplette Liste zu markieren. Zum Löschen der gesamten Markierung drücken Sie die    Taste Entf. Wenn Sie das getan haben schließen Sie das Suchfenster und wählen Sie oben im Menü Extras/“Gelöschte Objekte“ leeren. Damit entfernen Sie die Nachrichten endgültig.

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26. Wie kann ich mehrere Nachrichten auf einmal drucken

    Wenn Sie die Nachrichten im Posteingang drucken möchten, klicken Sie einfach auf die Nachricht die Sie drucken möchten. Um eine weitere Nachricht zu Ihrem Druckauftrag hinzufügen halten Sie STRG Taste gedrückt und markieren Sie nun die Nachrichten die Sie zusätzlich ausdrucken möchten.
    Detalierter Beitrag
    

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27. Wie kann ich erreichen, dass die Betreffzeile meiner Mail beim Empfänger in rot angezeigt wird?

    Klicken Sie im Menü der zu erstellenden Mail auf

    Aktionen >> Zur Nachverfolgung.

    Trage Sie bei Fällig: das gestrige Datum ein.

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28. Wie kann ich Objekte sofort endgültig löschen?

    Beim "normalen" löschen werden die Objekte in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben !
    Zum definitiven löschen verwenden Sie die Tastenkombination Shift + Del

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29. Wie bekomme ich Outlook als Symbol neben die Uhr?

     

    Start --> Ausführen --> regedit --> Enter
    
    HKEY_CURRENT_USER --> Software --> Microsoft --> Office --> 10.0 --> Outlook --> Preferences
    
    Hier jetzt den Schlüssel MinToTray als DWORD erstellen und den Wert 1 eintragen

    Weiterführende Links:

    Outlook XP: Outlook neben die Uhr (System Tray)
     

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30. Wo kann ich das große Popup-Fenster mit dem blauen Fortschrittsbalken beim Mailabholen einstellen...?

    Bei allen Outlook-Versionen, ist Schnelligkeit gefragt. Während des Mailabholens auf die Statusleiste mit den sich austauschenden Briefumschlägen in der unteren rechten Ecke klicken. In dem sich nun öffnenden Menü Details wählen. Jetzt öffnet sich das große Popup-Fenster. Damit das Fenster geöffnet bleibt, schnell einen Klick auf den PIN in der unteren rechten Ecke des Popup-Fensters. In dem nun offenen Fenster bei Diesen Dialog ausblenden den Haken entfernen.

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31. Wie kann ich erreichen, dass Mails nur bis zu einer bestimmten Größe abgeholt werden...?

    Outlook 2000: Extras -> Optionen -> E-Mail-Übertragung -> Keine Nachrichten größer als xxx kB downloaden
    
    Outlook 2002-2003: Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Übermittlungsgruppen definieren -> Alle Konten -> Bearbeiten -> Nur Kopfzeilen downloaden, wenn Element größer als...
    
    Outlook 2007-2010:  Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Senden-Empfangen-Gruppen definieren -> Alle Konten -> Bearbeiten -> Nur Kopfzeilen downloaden, wenn Element größer als...

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32. Wie kann man Dateianhänge im Vorschaufenster direkt anzeigen lassen...?

    Viele Anwender kennen dieses Feature aus Outlook Express.
     Aber Benutzer von Outlook 2000, Outlook 2002 und Outlook 2003 schauen bei diesem Thema in die Röhre, denn diese Anlagen-Vorschau existiert erst seit Outlook 2007.
    Bei jeder Anlage, die Sie bei aktivierter Dokumenten-Vorschau einsehen möchten, erscheint zu erst ein Warnhinweis, der Sie davor bewahren soll, Anhänge mit gefährlichem Inhalt im Vorschaufenster zu öffnen. Wenn Sie die Checkbox Vor der Vorschau dieses Dateityps immer warnen deaktivieren, werden Dateien dieses Dateityps (in diesem Falle *.xlsx) ohne Warnung beim Klick auf das Vorschausymbol geöffnet. Sie können die Anlage in der Dokumentenvorschau zwar sehen, nicht aber bearbeiten oder verändern. Welche Vorschau-Addins in Outlook 2007 integriert sind, lässt sich über Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Anlagenbehandlung einsehen. Hier ist es auch möglich, die Dokumentenvorschau vollständig zu deaktivieren (z.B. aus Sicherheitsgründen).
    Unterstützte Dateitypen:
     
    
    Programm  Dateiendung 
    Microsoft Word *.doc, *.docx, *.dot,*.dotx, *.rtf
    Microsoft Excel *.xls, *.xlsx, *.xlt, *.xlsb, *.xltx
    Microsoft Powerpoint *.ppt, *.pptx, *.pps, *.pot, *.potx, *.ppsx 
    Microsoft Visio *.vsd, *.vdx, *.vst, *.vtx 
    Text *.txt, *.ini
    Grafiken *.bmp, *.dib, *.jpg, *.jpe, *.jpeg, *.jiff, *.gif, *.tif, *.tiff, *.png
    Multimedia *.wav, *.midi, *.mpeg, *.asf, *.avi
    
    Für die Vorschau von Pdf-Dokumenten bietet die Firma Foxit eine kostenlosen Previewer an

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33. Autoeingabe mit Outlook - welche Möglichkeiten gibt es?

    Eine praktische Sache das:
    Sie öffnen eine neue E-Mail, tippen die Anfangsbuchstaben eines Namens oder einer E-Mail-Adresse ein und schon schlägt Ihnen Outlook eine Liste möglicher Empfänger vor. Hier ist zu unterscheiden zwischen dem Namens-Cache und der sog. Autovervollständigung.
    Der Namens-Cache überprüft eine eingebende E-Mail-Adresse oder einen Namen auf Querverweise in den Kontakten und schlägt in Frage kommende Anzeigenamen vor. Die Anzeigenamen ergeben sich aus dem entsprechenden Feld im Kontakt-Formular. Das Autovervollständigungs-Feature dagegen vervollständigt auch E-Mail-Adressen, die zwar schon mal benutzt, aber nicht in den Kontakten abgelegt sein müssen. Gespeichert wird die dafür zuständige Cache-Datei in
    
    Windows XP : C->Dokumente und Einstellungen->Profilname->Anwendungsdaten->Microsoft->Outlook
    Windows Vista : C->Benutzer->Profilname->AppData->Roaming->Microsoft->Outlook
    
    Outlook 2000: Die Autovervollständigung wird hier nicht angeboten, jedoch existiert auch hier ein Namens-Cache. (*.nick) . Bei Eingabe einer E-Mail-Adresse vergleicht Outlook im Hintergrund die Eingabe mit den Einträgen in den Kontakten. Bei Übereinstimmungen reagiert Outlook. In Outlook 2000 muss diese Überprüfung über den Button Namen überprüfen in der geöffneten Mail manuell ausgelöst werden. Jedoch gibt es in Outlook 2000 eine automatische Namensüberprüfung. Outlook vergleicht automatisch die Namen, die in die Felder An, Cc, Bcc eingegeben werden mit den Namen im Adressbuch. Falls eine Übereinstimmung vorliegt, wird der Name unterstrichen. Falls es mehrere Möglichkeiten gibt, wird eine rote Wellenlinie unter dem Namen angezeigt. Aktiviert wird diese Überprüfung über Extras -> Optionen -> E-Mail-Optionen  -> Erweiterte E-Mail-Optionen  Namen automatisch überprüfen. Um die Cache-Datei Name des Outlook-Profilename.nick zurückzusetzen, stellt Microsoft das Tool Ol2knick.exe zur Verfügung.
    
    Outlook 2002, Outlook 2003, Outlook 2007: Geben Sie in das An-Feld der E-Mail Maske eine E-Mail Adresse ein, wird diese in einem Autovervollständigkeits-Cache gespeichert (*.nk2). Dieser Speicher lässt einmal in der Gesamtheit löschen, mit der Entf-Taste lassen sich jedoch auch einzelne Einträge entfernen. Möchten Sie diese Funktion ganz abschalten, ist auch das unter
    Extras -> Optionen -> Registerkarte Einstellungen  -> E-Mail-Optionen ->  Erweiterte E-Mail-Optionen  Checkbox Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen möglich.
    Wie oft kommt es, dass man eine bestimmte E-Mail Adresse nicht mehr parat hat oder man nur den Namen des Empfängers kennt? Die E-Mail Adresse wird erst dann im Cache gespeichert, sobald sie einmal eingegeben wurde. Aber was, wenn man das noch nicht getan hat? Die Alternative: Eine sehr zeitraubende Suchaktion und wilde Scroll-Manöver im Outlook Adressbuch. Das geht auch anders:
    
    a) Öffnen Sie eine neue Mail.
    b) Tippen Sie im An- Feld die noch im Gedächtnis verbliebenen Anfangsbuchstaben des Namen oder der Mail ein.
    c) Klicken Sie auf den Button Namen überprüfen in der Symbolleiste.
    d) Outlook durchsucht nun automatisch das Adressbuch und gibt Ihnen nahe liegende Vorschläge. In der kleinen Ergebnisliste ist es ein leichtes, den gewünschten Kontakt zu finden.
    e) Kontakt in der Liste doppelt anklicken und schon befindet sich die Adresse im AN- Feld.
    Tipp: Sie möchten den Namens-Cache bequem aufrufen und editieren können?. Diese Software der Firma Ingressor ermöglicht es.
    
    
    Achtung: Die zuständige Cache-Datei (*.nk2) wird erst nach der Beendigung von Outlook geschrieben, ist also erst dann im Pfad bzw. über die Suchfunktion erreichbar.
     

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34. Wie kann ich den Outlook Standardordner für Dateianhänge ändern?

    Haben Sie sich nicht auch schon mal darüber geärgert, dass beim Speichern Ihrer Anlagen in E-Mail-Nachrichten immer ein Verzeichnis angezeigt wird, das ziemlich weit von dem Ordner entfernt ist, in dem Sie ihre Anlagen speichern möchten? Verweisen Sie doch einfach auf Ihren Lieblings-Speicherort:
    
    Outlook 2000-2002: Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend auf Ausführen. Tippen Sie den Begriff regedit in das Eingabefeld. Navigieren Sie zu dem Schlüssel HKEY_CURRENT_USER->Software->Microsoft->Windows->CurrentVersion->Explorer->UserShell Folders. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Personal auf der rechten Seite. Passen Sie den Pfad an Ihre Bedürfnisse an. Sollte der Pfad Leerzeichen beinhalten, setzen Sie diese bitte in Anführungszeichen. Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
    
    Outlook 2003-2007: Während von der o.g. Änderung nicht nur Outlook 2000 und 2002, sondern alle Office-Programme betroffen sind, ist es ab Outlook 2003 möglich, den Standard-Pfad zu Ihrem Ablage-Verzeichnis ausschließlich für Outlook zu definieren: Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend auf Ausführen oder in die Eingabemaske unter Suche starten (Windows Vista). Tippen Sie den Begriff regedit in das Eingabefeld. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT USER->Software->Microsoft->Office->11.0->Outlook->Options (Outlook 2003) oder HKEY_CURRENT USER->Software->Microsoft->Office->12.0->Outlook->Options (Outlook 2007). Klicken Sie auf Bearbeiten -> Neu -> Zeichenfolge. Benennen Sie diese neue Zeichenfolge in DefaultPath um. Doppelklicken Sie auf den Eintrag. Geben Sie hier den Wunsch-Pfad an. Sollte der Pfad Leerzeichen beinhalten, setzen Sie diese bitte in Anführungszeichen.
    
    siehe auch:
    Outlook: Vorlagen für Emails
    
    Tool Tipp: Attachments Processor

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35. Kann ich mir die Mails auf dem Server meines Providers anschauen oder löschen?

    Outlook 2000: Über die Funktion Remote Mail gibt es die Möglichkeit, sich nur die Kopfzeilen vom Server zu laden, um zu bestimmen, welche Mails zum Download markiert werden und welche nicht. Dazu ist der Unternehmen und Arbeitsgruppen-Modus nötig. Hier dann Extras Remote Mail. Wichtig! Dieses Feature funktioniert nicht über LAN, eine DFÜ-Einwahlverbindung ist Pflicht!
    
    Outlook 2002: Extras -> Übermittlungseinstellungen -> Übermittlungsgruppen definieren -> Bearbeiten -> Ordneroptionen -> Nur Kopfzeilen downloaden.
    
    Outlook 2003: Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Übermittlungsgruppen definieren -> Bearbeiten Ordneroptionen -> Nur Kopfzeilen downloaden.
    
    Outlook 2007: Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Senden-Empfangen-Gruppen definieren -> Bearbeiten -> Ordneroptionen -> Nur Kopfzeilen downloaden.

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36. Warum kann ich meine Mails nicht formatieren (Fett, Kursiv usw.)?

    Outlook 2000-2003: Dazu verwenden Sie Microsoft Word als E-Mail Editor: Extras -> Optionen -> E-Mail Format
    Outlook 2007-2010: Da hier Word nicht mehr als Editor genutzt wird, ist die Formatierung ohne Umstellung nutzbar.

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37. Wie kann ich mit Outlook mein Hotmail Konto abrufen...?

    Hotmail (jetzt Windows Live Mail) und MSN erfreuen sich großer Beliebtheit und werden hauptsächlich in Verbindung mit Messenger-Accounts genutzt. Diese HTTP-basierten Maildienste lassen sich auch mit Outlook abrufen:
    
    Outlook 2000 unterstützt das HTTP-Protokoll nicht.
    
    Outlook 2002-2003: Extras -> E-Mail-Konten -> Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen -> HTTP -> Zugangsdaten eingeben -> Weiter -> Fertigstellen
    
    Outlook 2007-2010: Extras -> Kontoeinstellungen -> Registerkarte E-Mail -> Neu -> Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP -> Aktivieren der Checkbox Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren -> Internet-E-Mail -> Wählen Sie unter Kontotyp HTTP und unter HTTP-Dienstanbieter MSN oder Hotmail aus und geben Ihre Zugangsdaten an.
    Beachten Sie, das Windows Live Hotmail den Abruf von E-Mails über Outlook oder andere E-Mail-Clients nicht mehr uneingeschränkt kostenlos anbieten. Mit dem Outlook Connector  können Sie Kontakte und E-Mails in Outlook verwalten, die Kalenderfunktion lässt sich nur mit dem kostenpflichtigen Tarif Windows Live Hotmail Plus nutzen.

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38. Wie kann ich eine eingehende Mail automatisch beantworten (Auto-Responder)?

    Für alle Outlook-Versionen: Schreiben Sie die Mail mit der Sie antworten möchten. Lassen Sie dabei das Adressfeld leer. Hier soll Outlook ja automatisch den Empfänger einfügen. Diese Mail wird nun als Vorlage abgespeichert. Datei -> Speichern unter . Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Vorlage speichern möchten. Vergeben Sie einen Namen für die Datei. Stellen Sie Dateityp Outlook Vorlage ein. Danach muss eine Regel erstellt werden, die dafür sorgt, das die Antwortmail auch verschickt wird: Extras -> Regel-Assistent -> Neu Nachrichten bei Ankunft prüfen -> Weiter -> Bedingung auswählen -> Weiter Diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten -> Wählen Sie die erstellte Vorlage aus -> Fertig stellen. Wenn Sie nun diese Regel aktivieren, werden Ihre eingehenden Mails automatisch beantwortet.
    
    Damit Sie diesen Auto-Responder nutzen können, müssen Sie online sein. Bei ausgeschaltetem Rechner funktioniert das selbstverständlich nicht. Der Abwesenheitsassistent ist nur in einer Exchange Server-Umgebung verfügbar. Viele Provider bietet jedoch auch eigene Auto-Responder Funktionen an. Hier kann man in der Regel direkt über die Webkonfiguration Auto-Responder einrichten.
    
    Erweiterung für Exchange: MailMachine

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39. Wie kann ich dafür sorgen, dass Outlook beim Programmstart automatisch meine Mails abholt?

    Outlook 2000: Extras -> Optionen -> E-Mail-Übertragung -> Automatisch wählen, wenn Server auf neue Nachrichten überprüft wird
    
    Outlook 2002: Extras -> Übermittlungseinstellungen -> Übermittlungsgruppen definieren -> Automatische Übermittlung alle xxx Minuten aktivieren.
    
    Outlook 2003: Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Übermittlungsgruppen definieren -> Automatische Übermittlung alle xxx Minuten aktivieren.
    
    Outlook 2007: Extras -> Senden/Empfangen -> Übermittlungseinstellungen -> Senden-Empfangen-Gruppen definieren -> Automatische Übermittlung alle xxx Minuten aktivieren.

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40. Wie erstelle ich eine E-Mail-Vorlage?

    Im täglichen Arbeit mit Outlook kommt es sicherlich häufiger vor, dass bestimmte Mails immer wieder verschickt werden müssen.
    a) Deaktivieren Sie über "Extras -> Optionen  ->  E-Mail Format  ->  Microsoft Word als Editor".
    b) Erstellen Sie die E-Mail incl. Betreff und Text und bringen diese in eine versandbereite Form.
    c) Speichern Sie die E-Mail über "Datei  ->  Speichern" unter Outlook Vorlage (*.oft)
    d) Rufen Sie die Vorlage nun über "Datei  ->  Neu  ->  Formular auswählen  ->  Suchen In  ->  Vorlagen im Dateisystem" auf
    e) Erstellen Sie nun eine Schaltfläche in der Symbolleiste über "Extras  ->  Anpassen  ->  Befehle".
    f) Wählen Sie Neues Menü und ziehen diese Schaltfläche mit gedrückter, linker Maustaste an einen beliebigen Ort in der Symbolleiste.
    g) Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Neues Menü-Button und vergeben einen Namen.
    h) Wählen Sie nun über die Kategorie Datei den Befehl "E-Mail Nachricht" und ziehen diesen mit gedrückter, linker Maustaste auf den sich öffnenden, leeren Drop-Down-Bereich der vorher neu eingefügte Schaltfläche "Neues Menü".
    i) Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den "E-Mail-Nachricht"-Button und vergeben einen Namen.
    j) Verweisen Sie danach über "Hyperlinks zuweisen -> Öffnen" auf Ihre *.oft-Vorlagen-Datei.
    k) Wiederholen Sie den Schritt d) für jede einzufügende Vorlage.

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